Privacybeleid
Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op 16/09/2026
Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of een beroep doet op onze diensten, waarom wij dat doen, hoelang wij ze bijhouden en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
Tender Expert BV
Maatschappelijke zetel: Isidoor Meyskensstraat 224, bus 9 & 10, 1780 Wemmel, België Ondernemingsnummer en btw: BE 0738.993.708 E-mail: info@tenderexpert.be Telefoon: +32 53 22 00 99
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in dit beleid worden beschreven. Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Voor alle vragen over dit beleid kan u terecht op info@tenderexpert.be.
2. Wanneer dit beleid van toepassing is
Dit beleid geldt voor:
- bezoekers van www.tenderexpert.be en de subpagina's daarvan;
- personen die ons contacteren via het contactformulier, e-mail of telefoon;
- deelnemers aan onze opleidingen, trainingen en evenementen;
- inschrijvers op onze nieuwsbrief;
- contactpersonen bij onze klanten, prospecten en leveranciers;
- sollicitanten.
Dit beleid geldt niet voor persoonsgegevens die wij verwerken in opdracht van onze klanten. Wanneer een van onze experts wordt gedetacheerd bij een klant, of wanneer wij in het kader van adviesverlening toegang krijgen tot dossiers van een klant, verwerken wij persoonsgegevens waarvoor die klant de verwerkingsverantwoordelijke is. Denk aan gegevens van inschrijvers, kandidaten, medewerkers of evaluatoren in een aankoopdossier. Daar treden wij op als verwerker en bepaalt onze klant de doeleinden en de middelen. Voor die verwerkingen geldt het privacybeleid van de betrokken klant en de verwerkersovereenkomst die wij met hem sloten.
3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grond
3.1 Contactformulier, e-mail en telefoon
Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, onderwerp, de inhoud van uw bericht en alles wat u ons verder spontaan meedeelt. Doel: uw vraag beantwoorden, een offerte opmaken en de contactgeschiedenis bijhouden. Rechtsgrond: uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Voor zuiver informatieve vragen: ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verzorgen (art. 6.1.f AVG). Bewaartermijn: tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie uit ontstaat.
3.2 Inschrijving voor opleidingen, trainingen en evenementen
Gegevens: naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, facturatiegegevens, gekozen sessie en eventuele bijzondere wensen die u zelf meedeelt, bijvoorbeeld in verband met maaltijden of toegankelijkheid. Doel: uw inschrijving verwerken en bevestigen, de sessie organiseren, u het cursusmateriaal en een attest van deelname bezorgen, en factureren. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Voor gegevens over maaltijden of toegankelijkheid: uw uitdrukkelijke toestemming (art. 6.1.a AVG en art. 9.2.a AVG waar het gezondheidsgegevens betreft). Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de inschrijving en nadien conform de wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige stukken, in beginsel 7 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar.
3.3 Beeldmateriaal van onze evenementen
Gegevens: foto's en eventueel video-opnames waarop u herkenbaar in beeld komt tijdens onze opleidingen, trainingen en evenementen. Doel: verslaggeving over het evenement en promotie van onze activiteiten, op onze website, in onze nieuwsbrief en op onze sociale media. Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG) voor gerichte beelden waarop u duidelijk herkenbaar en als onderwerp in beeld komt. Voor sfeerbeelden waarop u niet als individu centraal staat: ons gerechtvaardigd belang bij verslaggeving over onze eigen activiteiten (art. 6.1.f AVG). Uw keuze: bij inschrijving kan u aangeven dat u niet gefotografeerd wenst te worden. Ook achteraf kan u ons vragen een beeld te verwijderen via info@tenderexpert.be. Wij doen dat zonder dat u daarvoor een reden moet opgeven. Bewaartermijn: tot 5 jaar na het evenement, of eerder indien u dat vraagt.
3.4 Nieuwsbrief
Gegevens: e-mailadres, naam indien opgegeven, organisatie, en of en wanneer u onze e-mails opent of aanklikt. Doel: onze nieuwsbrief over overheidsopdrachten versturen en de relevantie ervan opvolgen. Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG). Bent u al klant, dan mogen wij u op grond van artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht informeren over gelijkaardige diensten, met steeds de mogelijkheid u uit te schrijven. Bewaartermijn: tot u zich uitschrijft, met bewaring van het uitschrijfverzoek zelf om uw keuze te kunnen respecteren. Intrekken: onderaan elke e-mail staat een uitschrijflink. Uitschrijven is gratis en heeft geen gevolgen voor onze dienstverlening.
3.5 Klanten- en leveranciersbeheer
Gegevens: identificatie- en contactgegevens van de contactpersonen, functie, facturatiegegevens, contractdocumenten en correspondentie. Doel: de overeenkomst uitvoeren, factureren, boekhouden en de relatie opvolgen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en het nakomen van onze wettelijke verplichtingen inzake boekhouding en btw (art. 6.1.c AVG). Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de samenwerking en nadien conform de wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige stukken, in beginsel 7 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar.
3.6 Prospectie in een professionele context
Gegevens: professionele contactgegevens, namelijk naam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en organisatie, afkomstig uit publieke bronnen, zakelijke netwerken, evenementen of eerder contact. Doel: organisaties benaderen waarvoor onze dienstverlening relevant kan zijn. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij direct marketing in een B2B-context (art. 6.1.f AVG, overweging 47 AVG). Wij benaderen enkel professionele contacten, met een duidelijke afmeldmogelijkheid in elk bericht. Bewaartermijn: tot 2 jaar na het laatste zinvolle contact, of onmiddellijk na een verzet. Uw recht: u kan zich op elk moment kosteloos verzetten via info@tenderexpert.be. Wij zetten u dan op onze uitsluitingslijst.
3.7 Websitebezoek, statistieken en advertenties
Gegevens: IP-adres, doorgaans verkort of gepseudonimiseerd, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's, klik- en scrollgedrag, herkomstbron en campagneparameters, geografische regio bij benadering, en identificatoren die door cookies of vergelijkbare technieken worden geplaatst. Doel: de website technisch laten werken en beveiligen, het gebruik ervan meten en verbeteren, en de doeltreffendheid van onze communicatie opvolgen. Rechtsgrond: voor strikt noodzakelijke cookies ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website (art. 6.1.f AVG). Voor alle andere cookies en trackers, inclusief statistieken, geldt uw toestemming (art. 6.1.a AVG), gevraagd via onze cookiebanner. Meer informatie: zie ons Cookiebeleid, met de volledige lijst van cookies en hun bewaartermijnen.
3.8 Sollicitaties
Gegevens: cv, motivatiebrief, contactgegevens en wat u ons verder bezorgt. Doel: uw kandidatuur beoordelen. Rechtsgrond: stappen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Bewaartermijn: tot 6 maanden na afsluiting van de procedure, of langer mits uw toestemming voor een wervingsreserve.
4. Wij verplichten u nooit gegevens te geven
U bent nooit verplicht ons gegevens te bezorgen. Zonder bepaalde gegevens kunnen wij uw vraag echter niet behandelen, geen offerte opmaken en geen inschrijving verwerken. De velden met een sterretje in onze formulieren zijn de gegevens die wij minimaal nodig hebben.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze enkel met:
| Ontvanger | Rol | Waarvoor |
|---|---|---|
| Odoo S.A. (België) | Verwerker | Website, hosting, CRM, e-mailmarketing en Website, hosting, CRM, e-mailmarketing en evenementenbeheer |
| Google Ireland Limited / Google LLC | Verwerker resp. zelfstandige verantwoordelijke | Google Analytics en Google Tag Manager |
| Onze boekhouder, bedrijfsrevisor, advocaten en verzekeraar | Zelfstandige verantwoordelijken | Wettelijke en professionele verplichtingen |
| Overheden en gerechtelijke instanties | — | Enkel wanneer de wet ons daartoe verplicht |
Wij doen voor bepaalde opleidingen en evenementen een beroep op externe sprekers en partners. Zij ontvangen enkel de gegevens die zij nodig hebben om hun bijdrage te leveren, en zijn contractueel tot geheimhouding gehouden. Uw contactgegevens worden nooit voor hun eigen commerciële doeleinden gebruikt.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze verwerking gebeurt in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte.
Sommige van onze leveranciers zijn gevestigd in of maken gebruik van infrastructuur in de Verenigde Staten. Die doorgiften steunen op het EU-US Data Privacy Framework wanneer de betrokken onderneming daaronder gecertificeerd is, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914).
U kan een kopie van de gehanteerde waarborgen opvragen via info@tenderexpert.be.
7. Hoe wij uw gegevens beveiligen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer met individuele accounts en tweefactorauthenticatie waar mogelijk, beperking van toegang tot wie ze nodig heeft, geheimhoudingsverbintenissen voor medewerkers en onderaannemers, en back-ups.
Onze experts werken regelmatig in de systemen van onze klanten. Zij zijn gebonden door een geheimhoudingsverbintenis en krijgen enkel toegang tot wat nodig is voor de opdracht. Bij het einde van een opdracht wordt die toegang ingetrokken.
Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Komt het toch tot een inbreuk met een risico voor uw rechten, dan melden wij dit aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar vereist, aan u.
8. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering berusten.
9. Uw rechten
U heeft het recht om:
- inzage te krijgen in de gegevens die wij over u verwerken en er een kopie van te ontvangen;
- verbetering te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;
- wissing te vragen, het zogenaamde recht op vergetelheid, binnen de grenzen van de wet;
- de verwerking te laten beperken;
- uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere partij, wanneer de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst en geautomatiseerd verloopt;
- bezwaar te maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten, en altijd en zonder motivering tegen direct marketing;
- uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop berust, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Hoe uitoefenen: stuur een e-mail naar info@tenderexpert.be. Wij antwoorden binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij u dat tijdig weten. Bij twijfel over uw identiteit kunnen wij bijkomende informatie vragen.
Klacht indienen: bent u niet tevreden met onze reactie, dan kan u klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. U kan zich ook wenden tot de rechtbank.
10. Wijzigingen aan dit beleid
Wij passen dit beleid aan wanneer onze verwerkingen of de regelgeving wijzigen. De versie en de datum bovenaan geven aan wanneer het laatst werd bijgewerkt. Bij een wijziging die u wezenlijk raakt, brengen wij u actief op de hoogte.
Tender Expert BV · Ondernemingsnummer BE 0738.993.708 · info@tenderexpert.be