Politique de confidentialité
Version 1.0 — dernière mise à jour le 16/09/2026
La présente politique explique quelles données à caractère personnel nous collectons lorsque vous visitez notre site web, nous contactez ou faites appel à nos services, pourquoi nous le faisons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable de vos données
Tender Expert SRL
Siège social : Rue Isidoor Meyskens 224, boîtes 9 & 10, 1780 Wemmel, Belgique Numéro d'entreprise et TVA : BE 0738.993.708 E-mail : info@tenderexpert.be Téléphone : +32 53 22 00 99
Nous sommes le responsable du traitement pour les traitements décrits dans la présente politique. Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données. Pour toute question relative à cette politique, vous pouvez nous écrire à info@tenderexpert.be.
2. Quand la présente politique s'applique
La présente politique s'applique :
- aux visiteurs de www.tenderexpert.be et de ses sous-pages ;
- aux personnes qui nous contactent via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone ;
- aux participants à nos formations et événements ;
- aux abonnés à notre newsletter ;
- aux personnes de contact chez nos clients, prospects et fournisseurs ;
- aux candidats à un emploi.
La présente politique ne s'applique pas aux données à caractère personnel que nous traitons pour le compte de nos clients. Lorsqu'un de nos experts est détaché chez un client, ou lorsque nous avons accès aux dossiers d'un client dans le cadre d'une mission de consultance, nous traitons des données pour lesquelles ce client est le responsable du traitement. Il s'agit par exemple de données de soumissionnaires, de candidats, de collaborateurs ou d'évaluateurs dans un dossier d'achat. Nous agissons alors en qualité de sous-traitant et c'est notre client qui détermine les finalités et les moyens. Ces traitements relèvent de la politique de confidentialité du client concerné et de l'accord de sous-traitance que nous avons conclu avec lui.
3. Quelles données nous traitons, à quelles fins et sur quelle base
3.1 Formulaire de contact, e-mail et téléphone
Données : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, organisation, sujet, le contenu de votre message et tout ce que vous nous communiquez spontanément. Finalité : répondre à votre question, établir une offre et conserver l'historique des contacts. Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD). Pour les demandes purement informatives : notre intérêt légitime à assurer nos services (art. 6.1.f RGPD). Délai de conservation : jusqu'à 2 ans après le dernier contact, sauf si une relation client en découle.
3.2 Inscription à nos formations et événements
Données : nom, fonction, organisation, adresse e-mail, numéro de téléphone, données de facturation, session choisie et, le cas échéant, les souhaits particuliers que vous nous communiquez, par exemple en matière de repas ou d'accessibilité. Finalité : traiter et confirmer votre inscription, organiser la session, vous remettre le matériel de cours et une attestation de participation, et facturer. Base juridique : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD). Pour les données relatives aux repas ou à l'accessibilité : votre consentement explicite (art. 6.1.a RGPD et art. 9.2.a RGPD lorsqu'il s'agit de données de santé). Délai de conservation : pendant la durée de l'inscription et ensuite conformément à l'obligation légale de conservation des pièces comptables, en principe 7 ans à compter de la clôture de l'exercice.
3.3 Images de nos événements
Données : photos et, le cas échéant, enregistrements vidéo sur lesquels vous apparaissez de manière reconnaissable lors de nos formations et événements. Finalité : rendre compte de l'événement et promouvoir nos activités, sur notre site web, dans notre newsletter et sur nos réseaux sociaux. Base juridique : votre consentement (art. 6.1.a RGPD) pour les images ciblées sur lesquelles vous êtes clairement reconnaissable et constituez le sujet. Pour les images d'ambiance sur lesquelles vous n'apparaissez pas en tant qu'individu central : notre intérêt légitime à rendre compte de nos propres activités (art. 6.1.f RGPD). Votre choix : lors de l'inscription, vous pouvez indiquer que vous ne souhaitez pas être photographié. Vous pouvez également nous demander par la suite de supprimer une image via info@tenderexpert.be. Nous y donnons suite sans que vous deviez en justifier le motif. Délai de conservation : jusqu'à 5 ans après l'événement, ou plus tôt à votre demande.
3.4 Newsletter
Données : adresse e-mail, nom si vous l'avez communiqué, organisation, et le fait de savoir si et quand vous ouvrez nos e-mails ou cliquez dans ceux-ci. Finalité : envoyer notre newsletter sur les marchés publics et en suivre la pertinence. Base juridique : votre consentement (art. 6.1.a RGPD). Si vous êtes déjà client, nous pouvons vous informer de services similaires sur la base de l'article XII.13 du Code de droit économique, avec toujours la possibilité de vous désabonner. Délai de conservation : jusqu'à votre désabonnement, la demande de désabonnement elle-même étant conservée afin de pouvoir respecter votre choix. Retrait : un lien de désabonnement figure au bas de chaque e-mail. Le désabonnement est gratuit et sans conséquence sur nos services.
3.5 Gestion des clients et des fournisseurs
Données : données d'identification et de contact des personnes de contact, fonction, données de facturation, documents contractuels et correspondance. Finalité : exécuter le contrat, facturer, tenir la comptabilité et assurer le suivi de la relation. Base juridique : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) et respect de nos obligations légales en matière de comptabilité et de TVA (art. 6.1.c RGPD). Délai de conservation : pendant la durée de la collaboration et ensuite conformément à l'obligation légale de conservation des pièces comptables, en principe 7 ans à compter de la clôture de l'exercice.
3.6 Prospection dans un contexte professionnel
Données : coordonnées professionnelles, à savoir nom, fonction, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone et organisation, provenant de sources publiques, de réseaux professionnels, d'événements ou d'un contact antérieur. Finalité : approcher les organisations pour lesquelles nos services peuvent être pertinents. Base juridique : notre intérêt légitime au marketing direct dans un contexte B2B (art. 6.1.f RGPD, considérant 47 RGPD). Nous n'approchons que des contacts professionnels, avec une possibilité claire de désinscription dans chaque message. Délai de conservation : jusqu'à 2 ans après le dernier contact utile, ou immédiatement après une opposition. Votre droit : vous pouvez vous opposer à tout moment et gratuitement via info@tenderexpert.be. Nous vous inscrivons alors sur notre liste d'exclusion.
3.7 Visite du site, statistiques et publicité
Données : adresse IP, généralement tronquée ou pseudonymisée, données relatives à l'appareil et au navigateur, pages visitées, comportement de clic et de défilement, source de provenance et paramètres de campagne, région géographique approximative, et identifiants placés par des cookies ou des techniques similaires. Finalité : assurer le fonctionnement technique et la sécurité du site, en mesurer et en améliorer l'utilisation, et suivre l'efficacité de notre communication. Base juridique : pour les cookies strictement nécessaires, notre intérêt légitime à disposer d'un site fonctionnel et sécurisé (art. 6.1.f RGPD). Pour tous les autres cookies et traceurs, y compris les statistiques, votre consentement (art. 6.1.a RGPD), demandé via notre bandeau cookies. Plus d'informations : voyez notre Politique en matière de cookies, qui contient la liste complète des cookies et leurs délais de conservation.
3.8 Candidatures
Données : CV, lettre de motivation, coordonnées et tout autre élément que vous nous transmettez. Finalité : évaluer votre candidature. Base juridique : mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD). Délai de conservation : jusqu'à 6 mois après la clôture de la procédure, ou plus longtemps moyennant votre consentement en vue d'une réserve de recrutement.
4. Nous ne vous obligeons jamais à fournir des données
Vous n'êtes jamais obligé de nous fournir des données. Sans certaines données, nous ne pouvons toutefois pas traiter votre demande, établir une offre ni enregistrer une inscription. Les champs marqués d'un astérisque dans nos formulaires correspondent aux données dont nous avons besoin au minimum.
5. Avec qui nous partageons vos données
Nous ne vendons jamais vos données. Nous les partageons uniquement avec :
| Destinataire | Rôle | Pour quoi |
|---|---|---|
| Odoo S.A. (Belgique) | Sous-traitant | Site web, hébergement, CRM, marketing par e-mail et gestion d'événements. |
| Google Ireland Limited / Google LLC | Sous-traitant, respectivement responsable du traitement autonome | Google Analytics et Google Tag Manager |
| Notre comptable, notre réviseur d'entreprises, nos avocats et notre assureur | Responsables du traitement autonomes | Obligations légales et professionnelles |
| Autorités et instances judiciaires | — | Uniquement lorsque la loi nous y oblige |
Pour certaines formations et certains événements, nous faisons appel à des orateurs et partenaires externes. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à leur intervention et sont contractuellement tenus à la confidentialité. Vos coordonnées ne sont jamais utilisées à leurs propres fins commerciales.
6. Transferts en dehors de l'Espace économique européen
Nos traitements ont en principe lieu au sein de l'Espace économique européen.
Certains de nos fournisseurs sont établis aux États-Unis ou y utilisent des infrastructures. Ces transferts reposent sur l'EU-US Data Privacy Framework lorsque l'entreprise concernée y est certifiée, et à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914).
Vous pouvez demander une copie des garanties appliquées via info@tenderexpert.be.
7. Comment nous sécurisons vos données
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, parmi lesquelles des connexions chiffrées (HTTPS), une gestion des accès par comptes individuels et, lorsque c'est possible, l'authentification à deux facteurs, la limitation de l'accès aux seules personnes qui en ont besoin, des engagements de confidentialité pour les collaborateurs et les sous-traitants, et des sauvegardes.
Nos experts travaillent régulièrement dans les systèmes de nos clients. Ils sont tenus par un engagement de confidentialité et n'obtiennent accès qu'à ce qui est nécessaire à la mission. Cet accès est retiré à la fin de la mission.
Aucun système n'est totalement exempt de risque. En cas de violation présentant un risque pour vos droits, nous la signalons à l'Autorité de protection des données et, lorsque cela est requis, à vous-même.
8. Décision automatisée
Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire, qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé ou sur le profilage.
9. Vos droits
Vous avez le droit :
- d'accéder aux données que nous traitons à votre sujet et d'en recevoir une copie ;
- de demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
- de demander l'effacement, ce que l'on appelle le droit à l'oubli, dans les limites de la loi ;
- de faire limiter le traitement ;
- de recevoir vos données dans un format courant ou de les faire transférer à un autre tiers, lorsque le traitement repose sur le consentement ou sur un contrat et qu'il est automatisé ;
- de vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, et toujours et sans motivation au marketing direct ;
- de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.
Comment les exercer : envoyez un e-mail à info@tenderexpert.be. Nous répondons dans un délai d'un mois. En cas de demandes complexes ou nombreuses, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois et vous en informons en temps utile. En cas de doute sur votre identité, nous pouvons demander des informations complémentaires.
Introduire une plainte : si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be. Vous pouvez également saisir les tribunaux.
10. Modifications de la présente politique
Nous adaptons la présente politique lorsque nos traitements ou la réglementation évoluent. La version et la date figurant en haut de page indiquent quand elle a été mise à jour pour la dernière fois. En cas de modification vous affectant de manière substantielle, nous vous en informons activement.
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